别慌,文件找不到时我们应该这样做(一)

这几天,全国各地突遇寒潮,气温陡降至冰点以下。

千里冰封,万里雪飘......

斯到普!

喂,还有心情吟诗啊,明明就是“南方取暖全靠抖,躲进冰箱乐悠悠”!

冷不冷?

还用说,一个字,贼冷!

不过,连打个字都浑身直哆嗦的寒冬时节,财务科的白小萌却头顶一把火,急得浑身冒汗!

这是怎么回事?


原来啊,老板让白小萌打印一份财务报表,可她说什么也找不着那份报表了。

她明明记得在电脑里保存了一份最新修改的报表,而且就放在了桌面上。

难道是不小心给删除了?

不能啊,回收站里空空如也。

系统自带的文件搜索也不好用,搜出来的文件不是名字不对,就是时间日期对不上。

眼瞅着又要下班了,老板还等着要打印件呢!

无奈之下她只好求助系统管理员孔大力。


话说这孔大力正收拾东西准备下班呢,正好接到白小萌的求助电话。

说明了事情原委,孔大力叹了一口气,带着些许抱怨道:“特朗普是大总统,我是大总管!”

孔大力悻悻地来到财务室,开始操作白小萌的电脑帮她找那份传说中的急件。


“哎呀我去!这桌面...啧啧...”,孔大力调侃道,“小姑娘瞅着挺干净,这电脑桌面可够有范儿的哈!”

白小萌平时没怎么在意,现在一看电脑桌面,是够乱的,脸一红、牙一呲,挤出一丝微笑说:“嘿嘿,不好意思哈!孔师傅帮我整理整理呗!”

孔大力一瞪眼:“我先帮你找着文件吧,以后有空再传授你整理文件的方法。这个文件啊,它还是重在日常整理,平时管理不善,到头来吃苦头的就是自己。”

之后孔大力在电脑里翻了一会儿,觉得不能耽误太多时间,于是找出网管小贾的文件搜索器(下文会介绍)。

还别说,没怎么费劲就找到了那个不知道什么时候放在犄角旮旯里的文件。

白小萌千恩万谢,孔大力也如释重负。

通过这件事,他决定总结一些经验教训,好让后来的小白们尽早吸取经验、少挨些教训。


电脑文件5S管理简述

电脑文件管理还整5S?

一般的正规企业都会实行5S标准规范,但你可能会认为那是指生产方面,其实不然。

正常的经营生产活动中会产生大量的文档资料,时间一久文档整理也就成了一件烦人的事情。

还好现在都网络时代了,有了电脑我们方便了很多。

但文件本质没有变,只不过是从纸质资料变成了电子文档。

而电子文档同样需要管理,那么生产经营都5S了,电子文档当然也同样适用。

具体需要怎么做呢?


一、盘符就这么几个,那就分几个大类把它固定下来

右击盘符,选择重命名,给磁盘起个响亮大气的名字,用以区分不同的分类。

可参考如下命名将各个磁盘用于不同的分类。

  • C盘:操作系统
  • D盘:应用程序
  • E盘:工作文件
  • F盘:私人文件


二、文件夹结构要科学合理

不同于盘符就 C、D、E、F 这么几个,文件夹是可以建很多个的,但这可不是我们随心所欲乱搞一气的理由。

只要是合理的文件夹结构,它一定有这么几点科学要素。

  1. 质量:分类要科学,清晰明了、方便查找。
  2. 深度:层级尽量控制在三层左右,不要太多。
  3. 数量:上一层大类相对下一层小类多一些,避免将来类别扩展过快。


此外还有个小技巧,文件夹子分类可以在前面冠以数字序号,方便查找、一目了然。

通常我们可能会这样分类:

  • 网管小贾的软件

    • 1.应用软件

    • 1.画图软件

    • 2.播放软件

      ......

    • 2.系统软件

    • 1.磁盘管理

    • 2.系统安装

      ......

    ......


这样分类挺好,不过还可以有至少两点改善。


1、随着时间的推移,当分类渐渐增多时,最好一开始就将序号位数(或叫区间)设定在2位或更多。

比如:01-99,或 001-999,这样可以容纳更多的分类而不需要临时改变序号,从而避免影响既定查询。


2、如果将来新增分类时有插队的情况,那么还可以把分类的数字间隔搞大一点。

可以不用 01、02 ... 或 001、002 ... ,而是用10、20 ... 或 010、020 ... 等等。

当新增分类来的时候,就可以方便插队了。

比如新增一个分类,你可以将它冠名为 15,那么排序就是 10、15、20 ... 了。

还是举例:

  • 网管小贾的软件

    • 10.应用软件

    • 10.画图软件

    • 20.播放软件

      ......

    • 15.开发工具

    • 10.前端工具

    • 20.后端工具

      ......

    • 20.系统软件

    • 10.磁盘管理

    • 15.驱动程序

    • 20.系统安装

      ......

    ......


三、文件命名要有科学方法

我们每天少不了和电脑打交道,每天新建或另存文件时最常见的动作就是给文件命名了。

那么你是怎么给文件起名字的呢?

对于程序员来说,给程序变量命名是一件人尽皆知却又说不出口的痛苦事儿。

那种滋味就好比痔疮患者,痛苦浮于表面,煎熬深藏内心。

那么给文件起个名字真有那么痛苦吗?


呵呵,先来看一下,一般情况下有的人可能会怎么起文件名的。

可能像这个样子:

  • 《2020年XXXX报表》

  • 《2020年XXXX报表修正版》

  • 《2020年XXXX报表修正版1》

  • 《2020年XXXX报表修正版2》

  • 《2020年XXXX报表修正版3》

    ......

  • 《2020年XXXX报表最终版1》

  • 《2020年XXXX报表最终版2》

  • 《2020年XXXX报表最终版3》

    ......


看到了吗?

随着文件增多,可能笑脸早已变成了哭脸。

吃过苦头的小伙伴们此时肯定暗暗伸出大拇指称赞,的确是酱子的。

如果你是这么搞的话,那往后找文件时你肯定是双手抱头,圆睁二目,边狂叫边把头发抓得跟鸡窝似的。

何曾想我堂堂七尺男儿,会被这小小的文件名给虐得体无完肤,泪奔ing......

天啊撸,谁能告诉我到底哪个才是真*最终版

我只能说,这个又能怪谁,只能怪你没有好好地掌握文件命名的方法。

好吧,别着急也别上火,这其实是有一定规律和方法可循的。


最简单也最实用的文件命名方法:序号 + 文件名 + 编辑者 + 版本号

它们之间可以用 -_ 等符号来间隔连接,看你喜欢用哪个就用哪个。

比如,关羽制作了一份长沙房地产战略报告分析,那么文件可以这样命名。

  • 《10-长沙房地产战略报告分析-关羽-V01.xlsx》

  • 《10-长沙房地产战略报告分析-关羽-V02.xlsx》

  • 《10-长沙房地产战略报告分析-关羽-V03.xlsx》

    ......

  • 《10-长沙房地产战略报告分析-关羽-Vxx.xlsx》


在实际操作中也可以根据不同的情况而灵活调整和组合,比如序号或版本号改为制作日期,即可以区分版本,又有利于排序查找,可谓一举两得。


四、文件尽量不放在 桌面文档下载

我们知道 桌面文档下载 等文件夹,系统默认路径都是在C盘中。

桌面:C:\Users\用户名\Desktop

文档:C:\Users\用户名\Documents

下载:C:\Users\用户名\Downloads


将文件存放在这些文件夹中,时间久了通常会变得很乱很糟糕,所以建议将它们视为临时文件夹,把其中的文件及时移动到诸如D盘等非C盘的分类文件夹中。

另外,桌面通常需要摆放一些快捷方式,那么可以在桌面上新建一个或若干个文件夹,并命名为收纳箱或其他类似意思的名字,然后将常用的快捷方式放进去。

亦或者,也可以像一些小伙伴们的做法,利用壁纸来划分桌面区域,将不同类别的快捷方式图标分门别类放在相应区域中。

方法很多,以你觉得好用为准。


好了,有了上面这些方法和技巧,对于如何整理文件是不是瞬间感觉有条理多了呢?

不过嘛文件整理贵在平时坚持,只有做好日常管理,在真正需要的时候才能够快速定位想要的文件。

那么,当你的文件日积月累越来越多的时候,你又是如何查找到你想要的文件的呢?

鼠标一顿狂点?还是用 Windows 系统自带的搜索?


好像搜索效率差了一点儿。

那用大名鼎鼎的 Everything 吧,啊,太复杂不会用正则表达式?

好吧,不用担心,我花了点时间,模仿 Everything 制作了一款简易版的文件搜索器。


功能很简单直观,就是给小白用的。

它可以用来查找你想要的资料文档,同时还可以列出以往编辑过的Office文档作为查找资料的线索。

它支持正则表达式搜索,更重要的是,它是免费分享给小伙伴们的!

那它长啥样,具体又是如何操作的呢?

请看下一篇《别慌,文件找不到时我们应该这样做(二)》,文中还可以免费下载网管小贾的文件搜索器哦


WeChat@网管小贾 | www.sysadm.cc



提交评论

安全码
刷新

© 2020-present 网管小贾 | 微信公众号 @网管小贾
许可协议:CC-BY-NC 4.0 | 转载文章请注明作者出处及相关链接